創(chuàng)業(yè)型公司的八大陋習(xí)

2011年06月13日 18:36
來(lái)源：i美股

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在萬(wàn)物復(fù)蘇的季節(jié)，人們習(xí)慣于進(jìn)行一次大掃除，清洗掉一個(gè)冬天的陰霾和慵懶。但對(duì)一家企業(yè)而言，不應(yīng)該僅僅整理整理地毯，打掃打掃廁所角落里的塵埃，而應(yīng)該抓緊時(shí)間擺脫那些可能會(huì)導(dǎo)致時(shí)間、金錢或者精力浪費(fèi)的任務(wù)及人員等，并盡量避免將自身置于這種情境之中。以下是八個(gè)可能帶來(lái)浪費(fèi)的壞習(xí)慣，如果你正好可以對(duì)號(hào)入座的話，趕緊懸崖勒馬吧。

1.創(chuàng)業(yè)者缺乏合適的工作計(jì)劃

朱莉·摩根斯頓(Julie Morgenstern)是紐約的一位時(shí)間管理專家，同時(shí)她還著有《切忌早晨查收郵件：工作日保持效率的竅門》一書。她認(rèn)為缺少一份合適的工作時(shí)間表是企業(yè)家浪費(fèi)時(shí)間、精力及金錢的首要原因。這往往讓他們無(wú)所事事、心灰意冷、生產(chǎn)力降低，從而導(dǎo)致收入下滑。盡管很多人都認(rèn)為工作清單要具體到每日的工作計(jì)劃，但摩根斯頓建議企業(yè)家以3天為一個(gè)周期制定相應(yīng)目標(biāo)。

以3天為一個(gè)單位安排會(huì)議、工作的截止時(shí)間等，可以預(yù)留出一定的富余時(shí)間，在突發(fā)事件或者緊急情況出現(xiàn)時(shí)有回旋的余地。同時(shí)，這種計(jì)劃可以讓規(guī)劃者清楚地劃分出輕重緩急，在一定范圍內(nèi)的推遲不會(huì)造成對(duì)未來(lái)計(jì)劃的透支。此外，她還建議每天花費(fèi)幾分鐘的時(shí)間，考慮手頭的3天計(jì)劃是否有需要修改完善的地方。

2.員工不能人盡其才

據(jù)摩根斯頓估計(jì)，在她擔(dān)任顧問(wèn)的中小企業(yè)中，約有75%～80%的資源浪費(fèi)源于未能將每個(gè)員工的長(zhǎng)處發(fā)揮到最大，沒(méi)有為大家安排合適的工作。克里斯廷·馬克特(Kristin Marquet)是紐約傳播公司馬克特媒體的創(chuàng)始人，對(duì)此她深有體會(huì)。當(dāng)她某一天仔細(xì)分析自己的時(shí)間究竟花在哪些地方時(shí)，驚訝地發(fā)現(xiàn)每周她用了10小時(shí)來(lái)處理一些瑣事?？紤]到她時(shí)薪為100美元，由此帶來(lái)的損失是十分驚人的。意識(shí)到這些以后，馬克特聘請(qǐng)了一位能夠處理日常辦公瑣事的工作人員，從而將記賬、文案以及網(wǎng)站設(shè)計(jì)這類事情完全移交出去。實(shí)際上，馬克特支付給這位員工的工資只是她損失金錢的1/4。

摩根斯頓建議，“盡管你可能會(huì)感到自己實(shí)在沒(méi)有時(shí)間來(lái)對(duì)新人進(jìn)行培訓(xùn)，但是花上6個(gè)小時(shí)來(lái)與之溝通，隨后每周你都能夠節(jié)約兩小時(shí)，一年下來(lái)，也將多爭(zhēng)取近100個(gè)小時(shí)呢!”

3.缺乏具體的工作方向

加州貝克斯菲爾德的一位企業(yè)成長(zhǎng)顧問(wèn)拉瑟爾·歐瑞德(Russell S. Allred)，與他人合著了《高效企業(yè)家的最佳實(shí)踐》一書，對(duì)這一領(lǐng)域頗有研究。他認(rèn)為避免浪費(fèi)時(shí)間以及讓工作日程更有效的方案是：以某項(xiàng)任務(wù)為中心，構(gòu)建相應(yīng)的配合系統(tǒng)及工作進(jìn)程。這需要在辦公室部署好工作清單及流程，同時(shí)記錄下完成每一個(gè)流程的步驟，總結(jié)出最有效的方式，并將之形成規(guī)范。很多人習(xí)慣學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗(yàn)，所以可以讓員工在一旁觀摩優(yōu)秀員工的操作過(guò)程。同時(shí)記他還建議，為了確保工作效率的最大化，可以創(chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，規(guī)劃得越細(xì)致越好。此外，每次要培訓(xùn)一名以上的員工。就算在某個(gè)崗位上的員工生病了或者跳槽離開(kāi)，也有人能夠立刻頂上，從而預(yù)留出充足的時(shí)間培養(yǎng)后備力量。

4.時(shí)間規(guī)劃不嚴(yán)密

辦公和家居產(chǎn)品提供商兄弟國(guó)際公司在2010年4月進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在漫無(wú)目標(biāo)地尋找工作任務(wù)上，每位員工每年浪費(fèi)38小時(shí)。那些在觀看搞笑視頻或者動(dòng)物影集上損失的時(shí)間更是不計(jì)其數(shù)。金伯莉·梅德洛克(Kimberly Medlock)是馬薩諸塞州奧利弗布蘭奇一家名為生產(chǎn)力管理公司的顧問(wèn)，他認(rèn)為很多員工都不知道如何處理來(lái)自線上、線下的各種任務(wù)指令。因此她建議公司建立一個(gè)專門的電子文件傳輸系統(tǒng)或者紙質(zhì)文件存儲(chǔ)歸檔中心，以便更好地傳遞重要的信息。同時(shí)，員工們應(yīng)排除雜念，不在無(wú)謂的事情上消磨時(shí)間，集中精力做好自己該做的事情。比如，養(yǎng)成每天定時(shí)查看郵箱的習(xí)慣，以免工作中被一些新郵件提醒而分心。有意識(shí)地自動(dòng)忽略那些反復(fù)發(fā)送的或者不重要的郵件，可以借助Anti-Social等屏蔽社會(huì)化網(wǎng)站的工具或者RescueTime等時(shí)間管理工具，來(lái)抵擋社會(huì)化媒體的誘惑。

5.開(kāi)支無(wú)度

伊萊·米克拉韋茨(Eli Mechlovitz)是一家?；u網(wǎng)絡(luò)零售商GlassTileStore的聯(lián)合創(chuàng)始人，他的公司設(shè)在紐約布魯克林區(qū)。他仔細(xì)審查每月賬單，發(fā)現(xiàn)了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)現(xiàn)象，比如付費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)分析工具、不必要的報(bào)刊雜志訂閱費(fèi)、可有可無(wú)的保險(xiǎn)支出等。通過(guò)具體的清算工作，他每月可為公司節(jié)約4000美元的開(kāi)支。米克拉韋茨分析，“有時(shí)候，人們會(huì)很輕率地多訂閱一兩本雜志，或者加入一些看起來(lái)相對(duì)便宜的小型項(xiàng)目。但日積月累，最后就形成一大筆開(kāi)支?！币虼耍ㄗh企業(yè)分季度對(duì)公司的支出進(jìn)行考核，及時(shí)削減一些不必要的支出。

6.未能找準(zhǔn)目標(biāo)對(duì)象

瑪麗亞·瑪莎拉(Maria Marsala)是華盛頓州一位商業(yè)教練，在對(duì)客戶服務(wù)的過(guò)程中，她發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)在錯(cuò)誤的消費(fèi)群身上投入了大量的時(shí)間和精力。因此，她鼓勵(lì)這些企業(yè)首先劃定自己的理想目標(biāo)消費(fèi)群，即找到會(huì)為自身產(chǎn)品或服務(wù)買單的個(gè)體或組織。讓這些理想目標(biāo)消費(fèi)群產(chǎn)生多次購(gòu)買，并引發(fā)口碑推薦。那些試圖取悅所有人的營(yíng)銷行為將帶來(lái)極大的資源浪費(fèi)，瞅準(zhǔn)自己的目標(biāo)市場(chǎng)和目標(biāo)人群相當(dāng)重要。

7.員工資源的大量浪費(fèi)

在米克拉韋茨的公司，一旦員工出現(xiàn)生產(chǎn)力低下或者負(fù)面情緒時(shí)，他會(huì)為其換一個(gè)崗位，以便發(fā)揮各自的特長(zhǎng)。比如，一名無(wú)法很好地完成自身工作的倉(cāng)庫(kù)管理員，最后在專門為產(chǎn)品打包的團(tuán)隊(duì)中表現(xiàn)非常出色。但如果一名員工真的無(wú)法勝任工作或者在單位異常痛苦，那么企業(yè)應(yīng)該迅速解聘這位員工。前文提到的顧問(wèn)歐瑞德表示，“一位態(tài)度消極的員工可能會(huì)讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)士氣低迷，最終令企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者沮喪不已。原因在于，最終領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)自責(zé)，作為老板，為什么沒(méi)有及時(shí)結(jié)束雙方的痛苦?”當(dāng)然，如果這種“老鼠屎”與創(chuàng)業(yè)者沾親帶故，那么情況將會(huì)復(fù)雜得多。一般而言，應(yīng)該首先考慮讓這位員工深陷痛苦之中的原因是什么，怎樣才能夠改變這種處境。解決問(wèn)題的第一步是，別讓消極情緒持續(xù)蔓延，進(jìn)而影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)。

8.工作拖延

如果你經(jīng)常掐著最后期限來(lái)完成任務(wù)，那么就應(yīng)該回過(guò)頭來(lái)好好想想問(wèn)題出在哪里。時(shí)間管理專家摩根斯頓分析稱，通常來(lái)說(shuō)，筋疲力盡往往是因?yàn)槌?fù)荷工作，但很多時(shí)候造成這種疲勞拖沓狀態(tài)的原因在于缺乏一定的規(guī)章制度。通常一個(gè)較大的項(xiàng)目會(huì)造成時(shí)間的拖延。她建議將大任務(wù)分解成不同的小任務(wù)，并且規(guī)劃出具體的時(shí)間表?！霸诂F(xiàn)在的工作環(huán)境中，你很少能夠一天8小時(shí)全神貫注于某事，但在半小時(shí)至1小時(shí)中保持注意力還是可行的。所以，掐著日程表，看看自己能否在某個(gè)時(shí)間前完成任務(wù)是非常有效的。

改掉陋習(xí)的四個(gè)建議

要解決以上幾個(gè)問(wèn)題，可以從下面四個(gè)建議入手，或許能夠改善你的辦公環(huán)境。

借用外腦。在與供應(yīng)商或者轉(zhuǎn)包商接洽的過(guò)程中，了解其對(duì)行業(yè)的認(rèn)識(shí)相當(dāng)重要。企業(yè)成長(zhǎng)顧問(wèn)拉瑟爾·歐瑞德認(rèn)為這些人都是領(lǐng)域內(nèi)的專家，因此能夠提出新的觀點(diǎn)開(kāi)拓視野，或者找到節(jié)約開(kāi)支的訣竅。

重視核心資源。生產(chǎn)力顧問(wèn)馬修·科內(nèi)爾(Matthew Cornell)認(rèn)為，最浪費(fèi)時(shí)間和精力的莫過(guò)于丟失了一些很有價(jià)值的數(shù)據(jù)或者一些核心職員離職。因此，創(chuàng)造一個(gè)安全的系統(tǒng)保存公司重要的、機(jī)密的信息，針對(duì)某個(gè)崗位培訓(xùn)至少兩名員工，都非常重要。

更新知識(shí)庫(kù)。當(dāng)企業(yè)發(fā)展壯大時(shí)，一些理念仍然有效，而另外一些知識(shí)則可能需要更新。商業(yè)教練瑪麗亞·瑪莎拉建議創(chuàng)建一個(gè)“學(xué)習(xí)總結(jié)”的單元，可以將一些收集來(lái)的新知識(shí)記錄在案。為什么這個(gè)市場(chǎng)營(yíng)銷行為非常震撼?記錄下來(lái)當(dāng)時(shí)的情境以及執(zhí)行的細(xì)節(jié)。如果某次活動(dòng)失敗了，也要好好分析原因何在。不管是成功的經(jīng)驗(yàn)還是失敗的教訓(xùn)都需要與員工們共享。

控制預(yù)算。歐瑞德指出，“如果你現(xiàn)在找不到本月財(cái)政赤字的源頭，那么到年底同樣也總結(jié)不出教訓(xùn)?！彼?，建立一個(gè)有效的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)非常重要。對(duì)接下來(lái)的貸款及收益都有一個(gè)清晰的預(yù)算表，并隨時(shí)更新，可對(duì)公司財(cái)政狀況一目了然。